1. Vriendelijke betalingsherinnering (per mail)
Versturen 3 tot 7 dagen na de vervaldatum. Ga ervan uit dat de klant het is vergeten. Geen dreiging, wel alle gegevens die nodig zijn om meteen te betalen, en de factuur nogmaals als bijlage.
Eerste herinnering
Onderwerp: Herinnering: factuur 2026-014 staat nog open
Beste Sanne, Bij het doornemen van mijn administratie zie ik dat factuur 2026-014 van 15 september 2026 nog openstaat. Het gaat om €2.541,00; de betalingstermijn liep af op 29 september 2026. Misschien is de factuur aan de aandacht ontsnapt. Zou je het bedrag deze week willen overmaken op NL91 ABNA 0417 1643 00 ten name van Studio Van Dijk, onder vermelding van het factuurnummer? Heb je al betaald, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen. Voor de zekerheid stuur ik de factuur nogmaals mee. Is er iets niet duidelijk, of wil je een betaalafspraak maken? Bel of mail me gerust. Met vriendelijke groet, Eva van Dijk Studio Van Dijk 06 12345678
2. Aanmaning met een termijn van 14 dagen
Versturen als de herinnering na een week niets heeft opgeleverd. Formeler van toon, met een concrete einddatum en de aankondiging van rente en incassokosten, inclusief het bedrag. Bij een particuliere klant is dit de wettelijk verplichte kosteloze aanmaning: de termijn van 14 dagen gaat in op de dag na ontvangst, dus noem een datum die daar ruim boven zit. Verstuur deze brief per e-mail én per post.
Tweede herinnering (aanmaning)
Onderwerp: Aanmaning: factuur 2026-014, betaal uiterlijk 27 oktober
Geachte mevrouw Jansen, Op 6 oktober stuurde ik u een herinnering voor factuur 2026-014 van 15 september 2026, met een bedrag van €2.541,00. Tot vandaag heb ik geen betaling en ook geen reactie ontvangen. De betalingstermijn is op 29 september 2026 verstreken. Ik verzoek u het bedrag binnen 14 dagen na de datum van deze brief, dus uiterlijk 27 oktober 2026, over te maken op NL91 ABNA 0417 1643 00 ten name van Studio Van Dijk, onder vermelding van factuurnummer 2026-014. Blijft betaling na die datum uit, dan ben ik genoodzaakt de wettelijke handelsrente in rekening te brengen vanaf 29 september 2026, en de buitengerechtelijke incassokosten. Die bedragen volgens de wettelijke staffel €379,10 over deze factuur. Is er een reden waarom de factuur nog niet is betaald, of wilt u een betalingsregeling treffen? Neem dan contact met mij op, dan komen we er samen uit. Met vriendelijke groet, Eva van Dijk Studio Van Dijk Lange Vijverberg 8, 2513 AC Den Haag 06 12345678 Bijlage: kopie factuur 2026-014
3. Ingebrekestelling (laatste aanmaning)
Versturen als de termijn uit de aanmaning is verstreken. Hierin stel je de klant officieel in verzuim, specificeer je hoofdsom, incassokosten en rente, en geef je een laatste korte termijn. Aangetekend versturen, zodat je kunt bewijzen dat de brief is aangekomen. Daarna schakel je een incassobureau in of ga je naar de kantonrechter.
Ingebrekestelling
Onderwerp: Ingebrekestelling: factuur 2026-014, laatste termijn 5 november
Geachte mevrouw Jansen, Ondanks mijn herinnering van 6 oktober en mijn aanmaning van 13 oktober 2026 heeft Bakkerij De Korenaar B.V. factuur 2026-014 van 15 september 2026 ten bedrage van €2.541,00 nog niet voldaan. De betalingstermijn is op 29 september 2026 verstreken; uw onderneming is sindsdien in verzuim. Hierbij stel ik u formeel in gebreke en sommeer ik u het openstaande bedrag binnen 5 werkdagen na dagtekening van deze brief, dus uiterlijk 5 november 2026, over te maken op NL91 ABNA 0417 1643 00 ten name van Studio Van Dijk. Het te betalen bedrag is opgebouwd uit: - hoofdsom factuur 2026-014: €2.541,00 - buitengerechtelijke incassokosten (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten): €379,10 - wettelijke handelsrente van 10,4% per jaar vanaf 29 september 2026 tot de dag van betaling Ontvang ik het bedrag niet op tijd, dan draag ik de vordering zonder verdere aankondiging over aan een incassobureau. De kosten daarvan en van een eventuele gerechtelijke procedure komen voor uw rekening. Deze brief verstuur ik per e-mail en aangetekend per post. Hoogachtend, Eva van Dijk Studio Van Dijk Lange Vijverberg 8, 2513 AC Den Haag Kvk-nummer 12345678 Bijlagen: kopie factuur 2026-014, kopie herinnering en aanmaning
Wettelijke betaaltermijnen
De klant is in verzuim zodra de termijn op je factuur is verstreken. Vanaf dat moment mag je rente rekenen en, bij zakelijke klanten, incassokosten. Deze termijnen gelden als je zelf niets afspreekt of als de afspraak te ver gaat.
| Situatie | Termijn |
|---|---|
| Geen termijn afgesproken | 30 dagen |
| Maximaal tussen bedrijven, tenzij anders afgesproken en niet onredelijk | 60 dagen |
| Grootbedrijf dat inkoopt bij een zzp'er of mkb-bedrijf | 30 dagen |
| Overheid, na ontvangst van de factuur | 30 dagen |
| Consument | Geen wettelijke termijn; jij bepaalt een redelijke termijn, 14 dagen is gangbaar |
| Kosteloze aanmaning aan een consument vóór incassokosten | 14 dagen na ontvangst |
Hoeveel incassokosten mag je rekenen?
De maximale buitengerechtelijke incassokosten staan in de wet, als staffel over de hoofdsom: 15% over de eerste €2.500, 10% over de volgende €2.500, 5% over de volgende €5.000, 1% over de volgende €190.000 en 0,5% over het meerdere. Minimaal €40, maximaal €6.775. Meer mag niet, ook niet via je algemene voorwaarden, als de klant een consument is.
| Hoofdsom (factuurbedrag) | Maximale incassokosten |
|---|---|
| €250 | €40,00 |
| €500 | €75,00 |
| €1.000 | €150,00 |
| €2.500 | €375,00 |
| €5.000 | €625,00 |
| €10.000 | €875,00 |
| €25.000 | €1.025,00 |
Over de incassokosten reken je geen btw, tenzij je zelf geen btw kunt verrekenen (bijvoorbeeld bij de KOR of een vrijgestelde dienst) en dat in de brief vermeldt. Schakel je een incassobureau in, dan zijn deze bedragen ook het maximum dat het bureau bij je klant mag vorderen.
Wettelijke rente in 2026
| Soort klant | Rente per jaar | Sinds |
|---|---|---|
| Bedrijf of overheid (handelstransactie) | 10,4% | 1 juli 2026 |
| Consument (niet-handelstransactie) | 4,0% | 1 januari 2026 |
De rente loopt vanaf de dag na de vervaldatum tot de dag van betaling en wordt per dag berekend over de hoofdsom. Over de factuur van €2.541,00 hierboven is dat bij de handelsrente ongeveer €21,72 per maand. De overheid kan beide percentages elk halfjaar aanpassen, per 1 januari en per 1 juli.
Voorkomen is makkelijker dan aanmanen
- Zet een duidelijke betalingstermijn en vervaldatum op elke factuur, met je IBAN en het factuurnummer als betaalkenmerk. Zie het voorbeeld van een factuur.
- Spreek de termijn al af in de offerte, en vraag bij grotere opdrachten een voorschot.
- Bel bij een zakelijke klant eerst even voordat je de aanmaning stuurt. Vaak ligt de factuur bij de verkeerde persoon of ontbreekt een inkoopnummer.
- Laat je boekhoudprogramma herinneringen automatisch versturen, dan hoef je er niet meer aan te denken.