Over je facturen reken je btw, die je afdraagt aan de Belastingdienst. De btw op je zakelijke inkopen mag je daar weer van aftrekken. Het saldo geef je aan in de btw-aangifte, meestal per kwartaal. Wil je eerst weten over welk bedrag je btw rekent? Gebruik dan btw berekenen.
Wat is de btw-aangifte?
Btw, voluit belasting over de toegevoegde waarde, heet officieel omzetbelasting. De btw die je aan klanten rekent, is de verschuldigde btw. De btw die je zelf betaalt op software, een laptop of een boekhouder, is voorbelasting.
In de aangifte trek je de voorbelasting af van de verschuldigde btw. Blijft er een positief bedrag over, dan betaal je dat. Heb je meer btw betaald dan ontvangen, bijvoorbeeld in een kwartaal met een grote investering, dan krijg je het verschil terug. Welke uitgaven zakelijk zijn, staat bij kosten aftrekken.
Btw-tarieven in 2026
Er zijn drie tarieven. Een verkeerd tarief op je factuur kan leiden tot een naheffing, dus kijk goed welk tarief bij je werk hoort.
| Tarief | Soort | Voorbeelden |
|---|
| 21% | Algemeen tarief | De meeste goederen en diensten: consultancy, webdesign, marketing, elektronica, kleding, meubels |
| 9% | Verlaagd tarief | Voedingsmiddelen, boeken, kranten, medicijnen, kappers, fietsenmakers, schilders- en stukadoorswerk aan woningen ouder dan 2 jaar (logies valt sinds 1 januari 2026 onder 21%) |
| 0% | Nultarief | Export buiten de EU, intracommunautaire leveringen (verkoop aan ondernemers in andere EU-landen met een geldig btw-nummer) |
Sommige diensten zijn vrijgesteld van btw, zoals medische zorg, onderwijs en bepaalde financiële diensten. Dan reken je geen btw, maar mag je ook geen btw op je inkopen terugvragen.
Deadlines voor de btw-aangifte in 2026
Na elk kwartaal heb je een maand om aangifte te doen en te betalen. Het bedrag moet dan ook op de rekening van de Belastingdienst staan.
| Kwartaal | Periode | Aangifte en betaling uiterlijk |
|---|
| Q1 | januari tot en met maart | 30 april 2026 |
| Q2 | april tot en met juni | 31 juli 2026 |
| Q3 | juli tot en met september | 31 oktober 2026 |
| Q4 | oktober tot en met december | 31 januari 2027 |
Btw-aangifte doen in vijf stappen
Stap 1: verzamel je gegevens
Werk je boekhouding bij. Je hebt alle verstuurde facturen nodig (verschuldigde btw) en alle facturen van zakelijke inkopen (voorbelasting). Met een boekhoudprogramma staat dat al klaar.
Stap 2: log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk
Je vindt het formulier onder Omzetbelasting. Veel boekhoudprogramma's kunnen de aangifte ook rechtstreeks voor je indienen.
Stap 3: vul de rubrieken in
Vul je omzet per tarief in: rubriek 1a voor 21%, 1b voor 9% en 1e voor 0%. In rubriek 5b komt de voorbelasting. Lever je aan het buitenland, dan gebruik je ook rubriek 3a en 3b of 4a en 4b.
Stap 4: controleer en dien in
Kloppen de bedragen met je boekhouding? Verschuldigde btw min voorbelasting is wat je betaalt of terugkrijgt. Daarna dien je de aangifte digitaal in.
Stap 5: betaal op tijd
Het rekeningnummer en het betalingskenmerk krijg je na het indienen. Zet de btw na elke betaalde factuur apart, dan is het geld er als de aangifte komt. Hoeveel je daarnaast voor de inkomstenbelasting opzijzet, reken je uit met belasting reserveren.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Met de KOR ben je vrijgesteld van btw als je omzet niet hoger is dan €20.000, exclusief btw. Die grens geldt voor het jaar waarin je je aanmeldt én voor het jaar ervoor. Je meldt je uiterlijk 4 weken voor de ingangsdatum aan bij de Belastingdienst. Daarna reken je geen btw meer en doe je geen btw-aangifte.
Voor particuliere klanten word je zo goedkoper, want er komt geen 21% bij. Maar je kunt ook geen btw meer terugvragen op je inkopen, en je mag geen btw op je facturen zetten. Afmelden kan altijd, uiterlijk 4 weken van tevoren, met ingang van de eerste dag van een aangiftetijdvak (voor de meeste zzp'ers een kwartaal). Daarna kun je pas na de rest van dat kalenderjaar plus het volgende kalenderjaar opnieuw meedoen. Ga je in de loop van het jaar boven de €20.000, dan moet je je direct zelf afmelden, en reken je al btw over de hele opdracht waarmee je over de grens gaat.
De KOR loont dus vooral als je weinig kosten met btw hebt en aan particulieren levert. Werk je vooral voor bedrijven, dan maakt btw voor hen niet uit (zij trekken het af) en ben je buiten de KOR beter af, omdat je dan zelf btw op je inkopen terugkrijgt. Hoe dit samenhangt met je inkomstenbelasting, staat in het belastingoverzicht 2026.
Btw verleggen: wanneer en hoe?
Soms draagt niet jij maar je klant de btw af. Dat heet verleggen.
Leveringen aan ondernemers in de EU
Lever je goederen of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land met een geldig btw-identificatienummer? Dan reken je geen Nederlandse btw en zet je "btw verlegd" of "VAT reverse charged" op de factuur. Je geeft deze omzet wel op in je btw-aangifte (rubriek 3b) en doet een Opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).
Diensten aan buitenlandse klanten
Bij diensten aan zakelijke klanten in het buitenland geldt meestal de hoofdregel: de btw is verschuldigd in het land van de afnemer. Bij een zakelijke klant in een ander EU-land factureer je zonder Nederlandse btw, vermeld je "btw verlegd" en het btw-nummer van je klant. Bij een zakelijke klant buiten de EU reken je meestal ook geen Nederlandse btw; die dienst hoef je dan niet in je btw-aangifte op te nemen. Het 0%-tarief is voor de export van goederen, niet voor diensten.
Verlegging in Nederland
In de bouw en bij het uitlenen van personeel wordt de btw vaak verlegd naar de opdrachtgever. Als onderaannemer factureer je dan zonder btw en zet je "btw verlegd" op de factuur; de hoofdaannemer geeft de btw aan. Wat er verder op de factuur moet, staat bij factureren als zzp'er.
Veelgemaakte fouten bij de btw-aangifte
1. Te laat indienen
Je hebt na elk kwartaal een maand. Zet de deadlines in je agenda en dien een week eerder in, dan heb je ruimte als er iets misgaat.
2. Het verkeerde tarief
Niet alles valt onder 21%, maar ook niet alles onder 9%. Reken je 9% waar 21% hoort, dan betaal je het verschil zelf, eventueel met rente.
3. Privé-uitgaven als zakelijk opvoeren
Btw op je boodschappen of je vakantie terugvragen mag niet en levert bij een controle een naheffing op. Bij gemengd gebruik, zoals een telefoon, voer je alleen het zakelijke deel op.
4. Geen btw op de factuur
Vergeet je de btw te vermelden, dan ben je die toch verschuldigd. En je klant kan hem dan niet aftrekken.
5. Voorbelasting vergeten
Vooral in het eerste jaar vergeten zzp'ers de btw op hun eigen inkopen terug te vragen. Bewaar elke factuur van een zakelijke aankoop en neem de btw mee in rubriek 5b.
Verplichte gegevens op een factuur met btw
Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw niet aftrekken en heb jij een probleem bij een controle.
- Factuurdatum en een uniek factuurnummer
- Je naam, adres en btw-identificatienummer
- Naam en adres van je klant
- Omschrijving van wat je hebt geleverd
- Aantal en prijs per eenheid, exclusief btw
- Het btw-tarief (21%, 9% of 0%) en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Bij verlegde btw zet je "btw verlegd" in plaats van het btw-bedrag. Zit je in de KOR, dan vermeld je geen btw. Begin je net? Lees dan ook zzp'er worden in 2026.
Veelgestelde vragen over de btw-aangifte
Hoe vaak moet ik btw-aangifte doen als zzp'er?
De meeste zzp'ers doen het per kwartaal. Soms kun je bij de Belastingdienst vragen om per maand of per jaar aangifte te doen. Ben je structureel te laat, dan kan de Belastingdienst je verplichten om het elke maand te doen.
Wat gebeurt er als ik mijn btw-aangifte te laat indien?
Na de uiterste datum heb je nog een coulancetermijn van 7 kalenderdagen. Daarna kun je een verzuimboete krijgen van €82, bij herhaald verzuim tot €165. Betaal je te laat, dan komt er een betaalverzuimboete en belastingrente bij.
Kan ik btw terugvragen op zakelijke uitgaven?
Ja, via je btw-aangifte. Je hebt een correcte factuur van de leverancier nodig en de kosten moeten zakelijk zijn. Gebruik je iets ook privé, dan vraag je alleen het zakelijke deel terug.
Wat is het verschil tussen een btw-vrijstelling en de KOR?
Een vrijstelling geldt wettelijk voor bepaalde diensten, zoals medische zorg of onderwijs. De KOR is een regeling waar je zelf voor kiest, als je omzet niet boven €20.000 komt. In beide gevallen reken je geen btw en vraag je geen btw terug.
Moet ik btw rekenen aan buitenlandse klanten?
Bij diensten aan bedrijven in andere EU-landen wordt de btw verlegd: je factureert zonder btw en vermeldt het btw-nummer van je klant. Bij diensten aan bedrijven buiten de EU reken je meestal geen Nederlandse btw en neem je de dienst niet op in je aangifte. Voor diensten aan particulieren in de EU gelden aparte regels via de One Stop Shop (OSS).
Hoe corrigeer ik een fout in een eerdere aangifte?
Met een suppletie via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Gaat het om maximaal €1.000, dan mag je de correctie verwerken in je eerstvolgende gewone aangifte.