Als ZZP'er ben je verplicht om facturen te sturen voor je geleverde diensten of producten. De Belastingdienst stelt specifieke eisen aan de inhoud van een factuur. Voldoe je hier niet aan, dan riskeer je boetes en kan je klant de BTW niet terugvorderen. Daarnaast helpt een duidelijke factuur om sneller betaald te krijgen en je administratie op orde te houden. In dit artikel behandelen we alle aspecten van factureren: van verplichte gegevens tot slimme tips voor snellere betaling.
Verplichte gegevens op een factuur
Volgens de Belastingdienst moet elke factuur een aantal verplichte gegevens bevatten. Ontbreken er gegevens, dan is de factuur niet geldig en kan je klant de BTW mogelijk niet als voorbelasting aftrekken. Hieronder vind je de complete lijst met verplichte velden:
- 1.Je bedrijfsnaam en adres — de volledige naam van je eenmanszaak of vof, inclusief vestigingsadres.
- 2.KvK-nummer — je inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel. Dit is verplicht op alle zakelijke correspondentie.
- 3.BTW-nummer (BTW-id) — je BTW-identificatienummer dat begint met "NL". Dit is verplicht tenzij je onder de KOR valt.
- 4.Factuurnummer — een uniek, opeenvolgend nummer. Je mag zelf een nummering kiezen (bijv. 2026-001, 2026-002), maar de nummers moeten doorlopend zijn zonder gaten.
- 5.Factuurdatum — de datum waarop je de factuur opstelt. Je moet een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering sturen.
- 6.Naam en adres van de klant — de volledige bedrijfsnaam en het adres van degene aan wie je factureert.
- 7.Omschrijving van de dienst of het product — een duidelijke beschrijving van wat je hebt geleverd. Wees specifiek: "webdesign homepage" is beter dan "werkzaamheden".
- 8.Aantal × tarief — het aantal uren, stuks of eenheden vermenigvuldigd met het tarief per eenheid. Zo kan de klant de factuur controleren.
- 9.BTW-bedrag en BTW-percentage — het bedrag aan BTW en het gehanteerde percentage (21%, 9% of 0%). Bij meerdere percentages splits je deze apart uit.
- 10.Totaalbedrag inclusief BTW — het eindbedrag dat de klant moet betalen.
- 11.Betalingstermijn — binnen hoeveel dagen je betaling verwacht. Vermeld ook je bankgegevens (IBAN) zodat de klant direct kan betalen.
Naast deze verplichte gegevens is het slim om ook je betaalgegevens (IBAN en tenaamstelling) prominent op de factuur te zetten. Hoe makkelijker je het maakt om te betalen, hoe sneller het geld op je rekening staat.
BTW op je factuur
Als ondernemer breng je in de meeste gevallen BTW in rekening aan je klanten. Het juiste BTW-tarief hangt af van het type product of dienst dat je levert. In 2026 gelden de volgende tarieven:
21%
Standaard BTW-tarief
Geldt voor de meeste diensten en producten. Dit is het tarief dat de meeste ZZP'ers hanteren.
9%
Verlaagd BTW-tarief
Voor voedingsmiddelen, boeken, medicijnen, schilders- en stukadoorswerk aan woningen ouder dan 2 jaar, en meer.
Bijzondere BTW-situaties
- •BTW verlegd (reverse charge) — bij diensten aan bedrijven in andere EU-landen vermeld je "BTW verlegd" op de factuur in plaats van BTW te berekenen. Je klant draagt dan zelf de BTW af in zijn eigen land.
- •Kleineondernemersregeling (KOR) — als je jaaromzet onder de €20.000 blijft, kun je kiezen voor de KOR. Je brengt dan géén BTW in rekening en hoeft geen BTW-aangifte te doen. Vermeld op je factuur dat de KOR van toepassing is. Let op: je kunt dan ook geen BTW terugvorderen op je inkopen.
- •Vrijgestelde prestaties — sommige diensten zijn vrijgesteld van BTW, zoals onderwijs, medische diensten en verzekeringen. Je vermeldt dan 0% BTW met de reden van vrijstelling.
Wil je snel de BTW over je facturen berekenen? Gebruik onze BTW-calculator. Meer informatie over je BTW-aangifte vind je op de pagina BTW-aangifte voor ZZP'ers.
Betalingstermijnen
De betalingstermijn is de periode waarbinnen je klant de factuur moet betalen. Het kiezen van de juiste termijn is belangrijk: te lang en je loopt cashflowrisico, te kort en je klant voelt zich onder druk gezet. Hieronder de belangrijkste regels en gebruiken:
Wettelijke standaard: 30 dagen
Als je geen betalingstermijn op je factuur vermeldt, geldt de wettelijke standaard van 30 dagen. Na deze termijn is de klant automatisch "in verzuim" en mag je wettelijke rente en incassokosten berekenen.
Gebruikelijk: 14 dagen
Veel ZZP'ers hanteren een betalingstermijn van 14 dagen. Dit is volkomen acceptabel en zorgt voor een snellere cashflow. Spreek de termijn bij voorkeur vooraf af met je klant, bijvoorbeeld in je offerte of algemene voorwaarden.
Maximaal 60 dagen voor grote bedrijven
Grote ondernemingen mogen een betalingstermijn van maximaal 60 dagen afspreken. Langere termijnen zijn in principe niet geldig, tenzij je kunt aantonen dat dit niet onredelijk is. De overheid betaalt binnen 30 dagen.
Bij te late betaling
Betaalt je klant niet op tijd? Stuur eerst een vriendelijke herinnering. Na 14 dagen kun je een aanmaning sturen met de mededeling dat je wettelijke rente en €40 incassokosten in rekening brengt. Blijft betaling uit, dan kun je een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen. Kleine vorderingen tot €25.000 kun je voorleggen aan de kantonrechter.
Creditfactuur en correcties
Heb je een fout gemaakt op een factuur, of moet je een bedrag terugbetalen? Dan maak je een creditfactuur (ook wel creditnota genoemd). Je mag een verstuurde factuur namelijk nooit achteraf aanpassen of verwijderen — dat zou je doorlopende nummering verbreken en problemen opleveren bij de Belastingdienst.
Wanneer maak je een creditfactuur?
- •Je hebt een verkeerd bedrag, BTW-tarief of omschrijving gefactureerd
- •De klant retourneert een product of annuleert de opdracht (deels)
- •Je geeft achteraf korting op een al gefactureerd bedrag
Een creditfactuur bevat dezelfde gegevens als een gewone factuur, maar dan met negatieve bedragen. Verwijs altijd naar het oorspronkelijke factuurnummer. De creditfactuur krijgt een eigen nummer in je doorlopende nummering. Na de creditfactuur stuur je eventueel een nieuwe, correcte factuur.
Tips voor snellere betaling
Cashflow is de levensader van je onderneming. Hoe sneller je betaald krijgt, hoe gezonder je bedrijf. Met deze zeven tips zorg je ervoor dat het geld sneller op je rekening staat:
1. Stuur een duidelijke, overzichtelijke factuur
Een professionele factuur met alle gegevens op de juiste plek wordt sneller verwerkt. Gebruik een vast sjabloon met je logo, duidelijke bedragen en een opvallende betaalknop of IBAN.
2. Hanteer een korte betalingstermijn
Kies voor 14 dagen in plaats van 30. Onderzoek toont aan dat kortere termijnen leiden tot snellere betaling. Spreek dit vooraf af met je klant.
3. Voeg een iDEAL-betaallink toe
Met een directe betaallink kan je klant met één klik betalen. Veel boekhoudprogramma's zoals e-Boekhouden bieden dit standaard aan. Dit verlaagt de drempel enorm en versnelt betaling aanzienlijk.
4. Stel automatische herinneringen in
Gebruik facturatiesoftware die automatisch een herinnering stuurt als de betalingstermijn is verstreken. Zo hoef je er zelf niet meer aan te denken en voorkom je ongemakkelijke gesprekken.
5. Werk met deelbetalingen bij grote projecten
Bij projecten die langer duren of een hoog bedrag vertegenwoordigen, kun je deelfacturen sturen. Bijvoorbeeld 30% bij start, 40% halverwege en 30% bij oplevering. Dit spreidt het risico en verbetert je cashflow.
6. Vraag een vooruitbetaling (aanbetaling)
Vooral bij nieuwe klanten of grote opdrachten is het verstandig om een aanbetaling te vragen van 25% tot 50%. Dit dekt je kosten en laat zien dat de klant serieus is. Leg dit vast in je offerte of overeenkomst.
7. Hanteer een professioneel facturatieproces
Stuur je factuur direct na oplevering, niet pas aan het einde van de maand. Hoe eerder de factuur bij je klant ligt, hoe eerder deze wordt verwerkt. Maak factureren een vast onderdeel van je weekroutine.
Facturatiesoftware voor ZZP'ers
Handmatig facturen maken in Word of Excel is foutgevoelig en kost onnodig veel tijd. Met facturatiesoftware automatiseer je het proces: BTW wordt automatisch berekend, factuurnummers lopen door, en herinneringen worden vanzelf verstuurd. Bovendien is je administratie altijd op orde voor de Belastingdienst.
e-Boekhouden.nl — Factureren & boekhouden
Het populairste online boekhoudprogramma van Nederland. Maak professionele facturen, verstuur ze direct en houd je boekhouding automatisch bij. Ideaal voor ZZP'ers.
- ✓ Professionele facturen
- ✓ Automatische BTW-berekening
- ✓ iDEAL-betaallink
- ✓ Automatische herinneringen
- ✓ Koppeling met je bank
Naast e-Boekhouden zijn er meer opties op de markt. Moneybird is een gebruiksvriendelijk alternatief met een modern design en goede integraties. Exact Online is geschikt als je behoefte hebt aan uitgebreidere functies, bijvoorbeeld bij groei of samenwerking met een boekhouder. Alle drie bieden ze automatische BTW-berekening, bankkoppelingen en de mogelijkheid om vanuit het programma facturen te versturen.
Voordelen van facturatiesoftware
- ✓Automatische BTW-berekening en -aangifte
- ✓Automatische betalingsherinneringen
- ✓Koppeling met je bankrekening voor automatisch afletteren
- ✓Doorlopende factuurnummering zonder fouten
- ✓Professionele factuursjablonen met je eigen logo
- ✓Altijd een overzichtelijke administratie voor de Belastingdienst
Veelgemaakte fouten bij factureren
Zelfs ervaren ondernemers maken soms fouten bij het factureren. Deze vijf veelvoorkomende fouten kosten je geld, tijd of klanten:
- 1.BTW vergeten of verkeerd berekenen — de meest voorkomende fout. Controleer altijd of je het juiste BTW-tarief hanteert (21% of 9%) en of het BTW-bedrag klopt. Een BTW-calculator helpt hierbij.
- 2.Verkeerde of ontbrekende betaalgegevens — zonder IBAN op je factuur kan de klant niet betalen. Controleer ook of je tenaamstelling klopt, anders kan de betaling mislukken.
- 3.Geen of dubbel factuurnummer — factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Gaten in de nummering of dubbele nummers zijn een rode vlag bij een belastingcontrole.
- 4.Te lange betalingstermijn — een termijn van 60 of 90 dagen klinkt klantvriendelijk, maar kan je cashflow ernstig verstoren. Houd het bij 14 of maximaal 30 dagen.
- 5.Geen opvolging bij niet-betaling — veel ZZP'ers vinden het lastig om te herinneren aan een openstaande factuur. Maar niet opvolgen kost je geld. Automatiseer je herinneringen en wees zakelijk maar vriendelijk.
Veelgestelde vragen over factureren
Welke gegevens moeten op een factuur?
Een factuur moet je bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer, BTW-nummer, factuurnummer, factuurdatum, klantgegevens, omschrijving van de dienst, aantal maal tarief, BTW-bedrag en -percentage, totaalbedrag inclusief BTW en de betalingstermijn bevatten. Dit zijn wettelijke vereisten van de Belastingdienst.
Moet ik BTW op mijn factuur zetten?
Ja, in de meeste gevallen ben je verplicht BTW in rekening te brengen. Het standaardtarief is 21%, het verlaagde tarief 9%. Uitzonderingen zijn de kleineondernemersregeling (KOR), BTW-vrijgestelde diensten en intracommunautaire leveringen (BTW verlegd). Valt je omzet onder de €20.000 per jaar, dan kun je kiezen voor de KOR en factureer je zonder BTW.
Wat is een gangbare betalingstermijn?
De wettelijke standaard is 30 dagen, maar 14 dagen is gebruikelijk en acceptabel. Voor grote ondernemingen geldt een maximum van 60 dagen. Spreek de betalingstermijn altijd vooraf af met je klant, bijvoorbeeld in je offerte of algemene voorwaarden.
Hoe maak ik een creditfactuur?
Een creditfactuur maak je door een nieuwe factuur op te stellen met negatieve bedragen. Verwijs naar het oorspronkelijke factuurnummer en geef een duidelijke reden voor de creditering. De creditfactuur krijgt een eigen nummer in je doorlopende factuurnummering. Pas nooit een al verstuurde factuur achteraf aan.
Wat als een klant niet betaalt?
Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Betaalt de klant na 14 dagen nog niet, stuur dan een formele aanmaning waarin je wettelijke rente en €40 incassokosten aankondigt. Blijft betaling uit, schakel dan een incassobureau in of leg de zaak voor aan de kantonrechter (bij vorderingen tot €25.000).
Heb ik facturatiesoftware nodig?
Strikt genomen niet — je mag facturen ook in Word of Excel maken. Maar facturatiesoftware bespaart je enorm veel tijd, voorkomt fouten en houdt je administratie automatisch op orde. Automatische BTW-berekening, bankkoppelingen en betalingsherinneringen maken het de investering meer dan waard. Programma's als e-Boekhouden starten al vanaf een paar euro per maand.
Meer informatie voor ZZP'ers
Factureren is slechts één onderdeel van je administratie als ZZP'er. Lees ook onze andere gidsen: