Factureren als zzp'er in 2026

Snel facturen maken: 4 boekhoudprogramma's vergeleken

Factureren in Word of Excel kan, maar met de nummering en de btw gaat het sneller mis. In een boekhoudprogramma maak je een factuur in een paar klikken en rolt je btw-aangifte eruit. Deze 4 kunnen dat allemaal.

Prijzen exclusief btw, nagelopen in september 2026. Scores, voor- en nadelen staan in de vergelijking van 6 boekhoudprogramma's. Via de links naar Moneybird en Jortt krijgen we een vergoeding als je een betaald abonnement neemt. De scores en de volgorde staan daar los van.

Verplichte gegevens op een factuur

De Belastingdienst stelt elf eisen aan een factuur. Ontbreekt er een, dan kan je klant de btw mogelijk niet als voorbelasting aftrekken.

1. Je naam en adres. De volledige naam van je eenmanszaak of vof en je vestigingsadres, geen postbus.
2. Naam en adres van je klant. De volledige naam en het adres van degene aan wie je factureert.
3. Je btw-id. Het btw-identificatienummer dat begint met NL. Niet nodig als je de KOR gebruikt.
4. Je kvk-nummer. Als je bij de KVK staat ingeschreven, en dat staat een zzp'er.
5. De factuurdatum. De dag waarop je de factuur uitreikt. Factureer uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering.
6. Een factuurnummer. Uniek en opeenvolgend, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002. Elk nummer komt één keer voor.
7. Wat je hebt geleverd en hoeveel. Bij diensten de soort en de omvang. "Webdesign homepage, 12 uur" is beter dan "werkzaamheden".
8. De leverdatum. Wanneer je hebt geleverd, of bij een doorlopende opdracht de periode.
9. Het bedrag exclusief btw. Met de prijs per eenheid. Gebruik je meer btw-tarieven, dan per tarief apart.
10. Het btw-tarief. 21%, 9% of 0%. Bij btw verlegd of een vrijstelling vermeld je dat in plaats van een tarief.
11. Het btw-bedrag. Het bedrag aan btw dat je in rekening brengt, per tarief.

Een betalingstermijn, het totaalbedrag en je IBAN zijn niet verplicht, maar zet ze er wel op. Hoe makkelijker je het maakt om te betalen, hoe sneller het geld binnen is.

Btw op je factuur

Welk tarief je rekent hangt af van wat je levert. In 2026:

Algemeen tariefde meeste diensten en producten, en dus voor de meeste zzp'ers

21%

Verlaagd tariefonder meer voedingsmiddelen, boeken, geneesmiddelen, en schilder- en stukadoorswerk aan woningen ouder dan 2 jaar

9%

Bijzondere situaties

• Btw verlegd. Bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen, en als onderaannemer in de bouw, reken je geen btw maar zet je "btw verlegd" op de factuur, met het btw-id van je klant. Je klant draagt de btw dan zelf af.
• Kleineondernemersregeling (KOR). Blijft je omzet onder €20.000 per jaar, dan kun je kiezen voor de KOR. Je rekent dan geen btw en doet geen btw-aangifte, maar je kunt ook geen btw terugvragen op je inkopen. Stuur je toch een factuur, vermeld dan dat de KOR van toepassing is.
• Vrijgestelde diensten. Onderwijs, zorg en verzekeringen zijn vrijgesteld van btw. Op de factuur vermeld je dat de vrijstelling van toepassing is; dat is iets anders dan het 0%-tarief.

Bedragen omrekenen doe je met de btw-calculator. Hoe de aangifte zelf werkt staat bij btw-aangifte voor zzp'ers.

Betalingstermijnen

Zet altijd een termijn op je factuur. Na die datum is je klant in verzuim en mag je wettelijke rente rekenen.

Geen termijn afgesprokende wettelijke standaard

30 dagen

Gebruikelijkspreek het vooraf af, in je offerte of algemene voorwaarden

14 dagen

Maximaal tussen bedrijvenlanger alleen als dat voor geen van beide partijen onredelijk is

60 dagen

Groot bedrijf dat een zzp'er betaalt

30 dagen

Overheidna ontvangst van de factuur

30 dagen

Bij te late betaling

Stuur eerst een vriendelijke herinnering. Helpt dat niet, stuur dan een aanmaning waarin je wettelijke rente en incassokosten aankondigt. Die kosten volgen een wettelijke staffel, met een minimum van €40. Blijft betaling uit, dan schakel je een incassobureau in of stap je naar de kantonrechter, die vorderingen tot €25.000 behandelt. Kant-en-klare brieven staan bij het voorbeeld van een betalingsherinnering.

Creditfactuur en correcties

Een verstuurde factuur pas je niet meer aan en verwijder je niet: dat breekt je doorlopende nummering. Klopt er iets niet, dan maak je een creditfactuur. Dat doe je als je een verkeerd bedrag, btw-tarief of omschrijving hebt gefactureerd, als de klant (een deel van) de opdracht annuleert of als je achteraf korting geeft.

Een creditfactuur bevat dezelfde gegevens als een gewone factuur, met negatieve bedragen en een verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer. Hij krijgt een eigen nummer in je reeks. Daarna stuur je zo nodig een nieuwe, correcte factuur.

Sneller betaald worden

• Factureer direct na oplevering. Niet pas aan het eind van de maand; hoe eerder de factuur er ligt, hoe eerder hij wordt verwerkt.
• Kies 14 dagen in plaats van 30. En spreek dat af voordat je begint.
• Zet een betaallink op de factuur. Veel boekhoudprogramma's maken een iDEAL-link aan, zodat je klant meteen kan betalen.
• Laat herinneringen automatisch versturen. Dan hoef je er zelf niet aan te denken.
• Vraag een aanbetaling. Bij nieuwe klanten of grote opdrachten 25 tot 50% vooraf, vastgelegd in je offerte.
• Werk met termijnen bij lange projecten. Bijvoorbeeld 30% bij de start, 40% halverwege en 30% bij oplevering.

Veelgemaakte fouten

• Verkeerd btw-tarief of btw-bedrag. Controleer of je 21% of 9% moet rekenen en reken het bedrag na.
• Ontbrekende of verkeerde betaalgegevens. Zonder IBAN en de juiste tenaamstelling kan je klant niet betalen.
• Gaten of dubbele nummers in je factuurreeks. Bij een controle van de Belastingdienst valt dat meteen op.
• Een termijn van 60 of 90 dagen. Klinkt klantvriendelijk, maar je wacht twee tot drie maanden op je geld.
• Niet opvolgen. Een openstaande factuur wordt niet vanzelf betaald. Stuur na een paar dagen een herinnering.

Veelgestelde vragen over factureren