Voorbeeld factuur voor zzp'ers

De voorbeeldfactuur

Een ontwerpstudio factureert een huisstijl en vier uur begeleiding aan een bakkerij. Alle namen en nummers zijn verzonnen. De nummers in de factuur verwijzen naar de lijst eronder.

Subtotaal €2.100,00, btw €441,00, totaal €2.541,00. Betalingstermijn 14 dagen.

De twaalf onderdelen

De eerste elf zijn factuureisen van de Belastingdienst. Ontbreekt er een, dan kan je klant de btw niet aftrekken en kun je een boete krijgen. Het twaalfde is niet verplicht, maar wel nodig om betaald te worden.

1. Je volledige naam en adres. De naam waaronder je bij de KVK staat. Een handelsnaam mag erbij, maar de juridische naam moet erop.
2. Je kvk-nummer. Verplicht als je bij de KVK bent ingeschreven, en dat ben je als zzp'er.
3. Je btw-identificatienummer. Het nummer dat begint met NL, gevolgd door 9 cijfers, B en 2 cijfers. Niet je omzetbelastingnummer. Vervalt alleen bij de KOR.
4. Een uniek, opeenvolgend factuurnummer. Elk nummer komt één keer voor en de reeks heeft geen gaten. Een reeks per jaar (2026-001, 2026-002) is gebruikelijk.
5. De factuurdatum. De dag waarop je de factuur uitreikt. Je moet factureren uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd.
6. Naam en adres van je klant. De volledige naam en het adres van de afnemer. Bij btw verlegd of levering binnen de EU ook het btw-id van de klant.
7. Omschrijving en omvang. Wat je hebt geleverd en hoeveel: aantal producten, of bij diensten de omvang (uren, dagen, een vast project).
8. De leverdatum of leverperiode. Wanneer je de goederen of diensten hebt geleverd. Bij een doorlopende dienst de periode.
9. Het bedrag exclusief btw. Per btw-tarief apart als je meerdere tarieven gebruikt, en de eenheidsprijs exclusief btw.
10. Het btw-tarief. 21%, 9% of 0%. Bij een vrijstelling of verlegging vermeld je dat in plaats van een tarief.
11. Het btw-bedrag. Het bedrag aan btw dat je in rekening brengt, per tarief.
12. Het totaalbedrag. Niet letterlijk voorgeschreven, maar zonder totaal weet je klant niet wat hij moet overmaken. Zet er ook je IBAN en de vervaldatum bij.

Voorbeeld factuur zonder btw (KOR)

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en hoef je zelfs geen factuur te sturen. Stuur je er toch een, dan zet je er geen btw op en vermeld je dat je de kleineondernemersregeling gebruikt. Je btw-id hoeft er dan niet op. De btw-kolom en de btw-regel verdwijnen; verder is de factuur gelijk.

Lever je een vrijgestelde dienst, zoals zorg of onderwijs, dan vermeld je die vrijstelling in plaats van de KOR. De KOR en de omzetgrens staan in de gids btw-aangifte als zzp'er.

Voorbeeld factuur met btw verlegd

Werk je als onderaannemer in de bouw, of lever je diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je de btw naar je klant. Je rekent geen btw, zet de tekst "btw verlegd" op de factuur en vermeldt het btw-identificatienummer van je klant. Controleer dat nummer vooraf; jij bent verantwoordelijk als het niet klopt.

Voorbeeld factuur met uren

Factureer je op uurbasis, dan is de omvang van de dienst het aantal uren. Splits per week of per deelopdracht, zet het uurtarief erbij en verwijs naar de urenspecificatie die je klant heeft goedgekeurd. Veel opdrachtgevers willen ook hun inkoopordernummer op de factuur; zonder dat nummer blijft hij liggen.

Twijfel je over je tarief? Bereken het met de uurtariefcalculator of bekijk het gemiddelde uurtarief per beroep.

Voorbeeld voorschotfactuur (aanbetaling)

Bij een groter project vraag je vaak een deel vooraf. Een voorschotnota is een gewone factuur: je brengt het voorschot in rekening inclusief de btw erover. Op de eindfactuur breng je het restant in rekening met het resterende btw-bedrag. Verwijs op beide facturen naar de offerte.

Eenmanszaak, vof of particuliere klant

Voor een eenmanszaak en een vof gelden dezelfde eisen als hierboven. Gebruik de naam waaronder je bij de KVK staat; een handelsnaam mag erbij. Factureer je aan een particulier, dan ben je meestal niet verplicht een factuur te sturen, maar het mag en het is verstandig voor je eigen administratie. Het btw-id van de klant laat je dan weg.

Veelgestelde vragen