Wat moet er in een offerte staan?
Een offerte is juridisch een aanbod: zodra de klant akkoord gaat, heb je een overeenkomst. Wat er niet in staat, is ook niet afgesproken. Neem in ieder geval dit op:
- Je bedrijfsgegevens. Bedrijfsnaam, adres, kvk-nummer en btw-id.
- De gegevens van je klant. Naam en adres, bij een bedrijf ook de contactpersoon.
- Datum en geldigheid. De datum van de offerte en tot wanneer hij geldt. Dertig dagen is gangbaar; 14 of 21 dagen dwingt een snellere beslissing af.
- Wat je gaat doen. Hoe specifieker, hoe beter. "Diverse werkzaamheden" leidt achteraf tot discussie.
- De prijsopbouw. Bij een uurtarief het tarief maal het geschatte aantal uren; bij een vaste prijs het totaal, eventueel per fase.
- De btw. Het tarief (meestal 21%) en het bedrag apart. Gebruik je de KOR, vermeld dan dat je op grond van de kleineondernemersregeling geen btw rekent.
- Betaling. De betalingstermijn (14 of 30 dagen), een eventuele aanbetaling en je IBAN.
- Planning. Wanneer je begint en wanneer je oplevert.
- Algemene voorwaarden. Verwijs ernaar of stuur ze mee. Daarin regel je aansprakelijkheid, intellectueel eigendom en geschillen.
Uurtarief of vaste prijs?
Uurtarief
Je krijgt elk gewerkt uur betaald en wijzigingen in de opdracht zijn geen probleem; het risico ligt bij de klant. Die weet daardoor vooraf niet precies wat het kost, en jouw verdiensten zijn begrensd door je uren.
Vaste prijs
De klant weet wat hij betaalt en kan offertes makkelijk vergelijken. Werk je efficiënt, dan verdien je per uur meer. Het risico ligt bij jou: meerwerk en projecten die je slecht kunt inschatten gaan van je marge af. Reken daarom 15 tot 20% extra boven op je geschatte uren voor feedbackrondes, wijzigingen en tegenvallers.
Weet je nog niet wat je per uur moet vragen? De uurtariefcalculator rekent uit welk tarief je kosten dekt en het netto inkomen oplevert dat je wilt.
Vaker ja horen
Bied drie opties aan
Een basis-, standaard- en uitgebreide variant. De vraag van de klant verschuift dan van "wil ik dit?" naar "welke past bij mij?", en wie twijfelt kiest vaak de middelste.
Wees specifiek over wat je oplevert
Niet "webdesign" maar "een website van 5 pagina's met contactformulier, inclusief 2 feedbackrondes". Hoe concreter, hoe minder twijfel bij de klant.
Zet er een einddatum op
"Geldig tot 30 dagen na dagtekening" of een concrete datum. Zonder einddatum blijft een offerte weken liggen.
Bel binnen drie werkdagen
Vraag of de offerte duidelijk is en of er vragen zijn. Dan hoor je de bezwaren nog op tijd om ze weg te nemen.
Laat eerder werk zien
Een link naar je portfolio, een referentie of een korte reactie van een eerdere klant maakt het voor een nieuwe klant makkelijker om ja te zeggen.
Offertes maken in een boekhoudprogramma
In Word of Google Docs moet je zelf de prijzen, de btw en de nummering bijhouden. Veel boekhoudprogramma's hebben een offertemodule: je werkt vanuit een sjabloon in je huisstijl, de btw wordt uitgerekend, je ziet welke offertes nog openstaan en een geaccepteerde offerte zet je met één klik om in een factuur. Welke programma's dat kunnen staat in de vergelijking van boekhoudprogramma's.
Veelgestelde vragen over offertes
Moet een offerte btw bevatten?
Voor een offerte bestaan geen wettelijke eisen zoals voor een factuur, maar zet het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het totaal inclusief btw er altijd op. Aan particulieren moet je de prijs inclusief btw noemen. Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw en vermeld je dat op de offerte.
Hoe lang is een offerte geldig?
Dat bepaal je zelf. Dertig dagen is gangbaar, 14 of 21 dagen kan ook. Zet de geldigheidsduur er altijd op. Is die verstreken zonder akkoord, dan ben je niet meer gebonden aan de prijs en voorwaarden.
Mag ik een offerte herroepen?
Zolang de klant nog niet akkoord is, kun je een offerte in principe intrekken, tenzij je hem als onherroepelijk hebt aangeboden. Gaat de klant akkoord (mondeling, schriftelijk of met een handtekening), dan is er een overeenkomst en ben je gebonden. Trek een offerte altijd schriftelijk in.
Hoe volg ik een offerte op?
Bel of mail 2 tot 3 werkdagen na het versturen en vraag of de offerte duidelijk is. Heeft de klant meer tijd nodig, spreek dan een concreet moment af om elkaar weer te spreken.
Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Een offerte is een aanbod vóór het werk: wat je gaat doen en tegen welke prijs. Een factuur stuur je na het werk; dat is het verzoek tot betaling, en daar stelt de Belastingdienst wel eisen aan. Verwijs op de factuur naar het offertenummer.